phần mềm quản lý sàn kinh doanh giao dịch nhà đất

I. Hệ thống phần mềm quản lý sàn giao dịch bất động sản it soft Quản lý khách hàng, thông tin, lịch sử giao dịch của khách hàng Quản lý sản phẩm, tình trạng sản phẩm, lịch sử giao dịch, lịch sử thay đổi diện tích, giá bán… Quản lý các nghiệp vụ giữ chỗ, đặt cọc, hợp đồng góp vốn, hợp đồng mua bán, hợp đồng chuyển nhượng… Quản lý tiến độ dự án, giá thành, lịch thanh toán, công nợ, đợt bán hàng… của mỗi dự án. Quản lý tình trạng hợp đồng góp vốn, mua bán, chuyển nhượng, giữ chỗ, đặt cọc, … trạng thái thực hiện hợp đồng Quản lý lịch sử thay đổi tỷ giá USD, VNĐ, SJC (cập nhật tỷ giá mới cho các đợt thanh toán tiếp theo, lưu lịch sử thay đổi tỷ giá) In, xuất file hợp đồng mua bán, phụ lục, bản vẽ, phiếu đặt cọc, giữ chỗ, phiếu thu, chi… trực tiếp từ hệ thống phần mềm (thuận tiện, nhanh chóng và chính xác) Quản lý tài liệu, biểu mẫu hợp đồng, phụ lục, các giấy tờ liên quan đến sản phẩm và khách hàng… Quản lý nhân viên, phòng ban, chi nhánh, nhóm… Quản lý lịch làm việc, nhắc việc cho nhân viên… Quản lý khối đại lý phân phối, thiết lập chính sách, áp doanh số, tính hoa hồng, đánh giá mức độ hiệu quả của các đại lý… Quản lý quá trình giao dịch, lịch sử giao dịch của từng loại sản phẩm, dự án. Quản lý, chăm sóc khách hàng, tự động phân loại khách hàng theo các tiêu chí khác nhau, gửi email chăm sóc khách hàng, gửi email nhắc nợ, thiệp chúc mừng sinh nhật, thông báo sản phẩm mới… Quản lý thu, chi của từng sản phẩm . Dựa vào thông tin khi bán hàng, hệ thống in hóa đơn GTGT theo nghị định 51/2010/NĐ-CP cho từng đợt thanh toán. Quản lý công nợ, thống kê công nợ, báo cáo tuổi nợ, tính lãi suất quá hạn, báo cáo dòng tiền … gửi email nhắc nợ Thống kê báo cáo động theo nhiều tiêu chí khác nhau Phân quyền chặt chẽ và chi tiết từng tính năng cho các cấp độ sàn khác nhau, các phòng ban, nhân viên, chức vụ khác nhau. Đồng bộ dữ liệu với website sàn giao dịch bất động sản của công ty. II. Mô tả chi tiết tính năng 1. Quản lý Khách hàng - Quản lý chi tiết thông tin khách hàng như: Họ tên, điện thoại, địa chỉ, email, CMND, phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí… Hình giao diện minh họa – form nhập mới thông tin khách hàng - Dễ dàng tìm kiếm thông tin khách hàng: Hệ thống cho phép tìm kiếm nhanh theo một trong các tiêu chí như mã khách hàng, tên, số điện thoại, địa chỉ, email hoặc số CMND… - Thêm mới khách hàng: Người dùng dễ dàng thêm mới thông tin khách hàng hoặc có thể import hàng loạt thông tin khách hàng bằng file excel lên hệ thống. Mỗi người dùng đều được phân quyền riêng để quản lý thông tin khách hàng của cá nhân họ, các cấp quản lý cũng được phân quyền chặt chẽ theo quy định của công ty. có thể xem được toàn bộ thông tin khách hàng của cả công ty.... 2- Quản lý thông tin khách hàng giới thiệu, thông tin khách hàng đại diện: - Xóa, sửa thông tin khách hàng: Khi thông tin khách hàng có sự thay đổi người quản lý chọn khách hàng đó có thể chỉnh sửa hoặc xóa. - Quản lý trùng lắp thông tin khách hàng: Để tránh tình trạng một khách hàng sẽ có nhiều nhân viên trong cùng công ty chăm sóc, hệ thống có chức năng tự động báo trùng lắp thông tin. Vd: khi nhân viên thêm mới khách hàng trên hệ thống, các thông tin nhập vào sẽ được hệ thống kiểm tra, nếu một trong các thông tin như: điện thoại, email hoặc số CMND bị trùng với thông tin đã có trên hệ thống thì lập tức hệ thống cảnh báo ngay cho người nhập thông tin biết, thông tin của khách hàng đó đã có trên hệ thống và ai đang quản lý khách hàng đó Quản lý lịch sử liên hệ, làm việc giữa nhân viên với khách hàng: Toàn bộ lịch sử và quá trình làm việc với khách hàng sẽ được mỗi một nhân viên lưu lại trong hệ thống. tránh được tình trạng nhân viên nghỉ việc đột xuất, đem theo luôn toàn bộ dữ liệu, thông tin đang làm việc với khách hàng. - Quản lý lịch sử giao dịch: Hệ thống sẽ tự động lưu lại toàn bộ lịch sử giao dịch của khách hàng như: quá trình giữ chỗ, đặt cọc, giao dịch chuyển nhượng, mua bán…Thông tin này rất quan trọng giúp nhân viên có thể đưa ra nhận định cho các giao dịch về sau. Hơn nữa giúp bộ phận dịch vụ khách hàng dễ dàng chăm sóc, hậu mãi… - Cho phép mỗi nhân viên có thể import, export dữ liệu khách hàng hoặc in trực tiếp danh sách khách hàng của mình trên hệ thống. (tùy người quản lý phân quyền) - Gửi Email, SMS chăm sóc khách hàng: Mỗi nhân viên có thể gửi email, SMS giới thiệu sản phẩm mới, email, SMS chúc mừng sinh nhật, thông báo chương trình khuyến mãi… tới khách hàng của mình. - Phân quyền quản trị thông tin khách hàng: Hệ thống có khả năng phân quyền rất chặt chẽ và chi tiết tới từng tính năng, từng chi nhánh, từng phòng ban, từng nhóm, từng nhân viên… VD: 3. Cấp quản lý: Được phép xem toàn bộ danh sách và thông tin khách hàng của nhân viên thuộc phòng ban mình, hoặc chỉ được phép xem danh sách khách hàng nhưng không được phép xem chi tiết thông tin khách hàng của phòng ban mình. 4. Cấp nhân viên: Chỉ được phép xem thông tin khách hàng do mình tạo ra, mà không được phép xem thông tin khách hàng của nhân viên khác cùng phòng ban. - Quản lý toàn bộ các trường thông tin về sản phẩm bất động sản bao gồm: Mã số bds, số nhà/số lô, diện tích, giá bán, giá gốc, phí môi giới, loại BĐS, dự án, chủ đầu tư, địa chỉ, và các thông tin chi tiết như: hướng, tầm nhìn, nội thất, tình trạng pháp lý, khách hàng, thu chi của từng bđs, nhân viên quản lý, ngày cập nhật, thông tin diễn giải… - Tìm kiếm thông tin bất động sản: Cho phép người dùng có thể tìm kiếm thông tin theo các tiêu chí đã có như: mã lô, khách hàng, loại bđs, dự án, diện tích, giá trị, tình trạng… VD: khi khách hàng có nhu cầu về BĐS trong Dự án A, khi đó người dùng chỉ cần kéo và click vào trường Dự án và tìm dự án A, tất cả thông tin về bất động sản trong Dự án A sẽ được lọc ra theo nhu cầu… - Theo dõi tình trạng BĐS: Hệ thống sẽ hiển thị trực quan theo màu sắc từng BĐS giúp nhân viên khi truy cập hệ thống có thể biết được ngay BĐS đó đã được giữ chỗ, đặt cọc, chuyển nhượng, thanh lý hay chưa? Tránh những sai sót trùng lặp trong việc cùng lúc nhiều nhân viên ở nhiều chi nhánh book giữ chỗ, đặt cọc cho nhiều khách hàng trên cùng một bất động sản. - Thêm mới, xóa, sửa thông tin BĐS: Hệ thống cho phép người dùng thêm mới từng bất động sản riêng lẻ tại form thêm mới thông tin BĐS hoặc người dùng có thể import bằng file excel hàng loạt bất động sản lên hệ thống. Khi có những thay đổi, biến động về thông tin bất động sản, người quản lý có thể sửa chữa lại thông tin theo tình hình thực tế. - Theo dõi lịch sử giao dịch BĐS: Khi xem thông tin một bất động sản trong hệ thống quản lý BĐS, người dùng có thể xem chi tiết các lịch sử giao dịch theo các tiêu chí: Lịch sử liên hệ cuả KH đã quan tâm đến BĐS đó, Lịch sử giao dịch của KH, Lịch sử đặt cọc… - Phân quyền truy vấn thông tin: Với mức độ phân quyền được phân cấp một cách chặt chẽ đến từng trường thông tin, cho phép Admin phân quyền theo nhiều tiêu chí khác nhau theo nhu cầu hoạt động của từng đơn vị. 5.VD: • Phân quyền tiếp cận thông tin BĐS cho cấp Quản lý: Cấp quản lý được phép xem thông tin của tất cả các BĐS thuộc phòng ban, thuộc nhóm của mình, hoặc chỉ được phép xem các thông tin tổng quát, chứ không được xem các thông tin chi tiết liên quan đến hoạt động giao dịch sau này. • Phân quyền tiếp cận thông tin BĐS cho nhân viên: Nhân viên chỉ được phép xem các thông tin chi tiết BĐS đang quản lý, có quyền tìm các thông tin bất động sản đang tồn tại trên hệ thống, nhưng không được phép xem thông tin chi tiết các BĐS đó. Các nghiệp vụ trong quá trình giao dịch được phát sinh kể từ khi một BĐS được tồn tại trên hệ thống và cho phép được giao dịch trên hệ thống (Admin có quyền tạo ra trạng thái của sản phẩm có trên hệ thống: trạng thái đang mở bán hoặc trạng thái chưa mở bán). Các nghiệp vụ được thực hiện theo quy trình: • Đối với nghiệp vụ nhận môi giới: Xuất phiếu yêu cầu môi giới => Lập hợp đồng môi giới => Quản lý hợp đồng môi giới => Quản lý phí môi giới => Quản lý thời hạn thực hiện hợp đồng môi giới… • Đối với nghiệp vụ môi giới: Xem tình trạng SP => Nhận giữ chỗ cho KH => Nhận đặt cọc => Quản lý tiền đặt cọc, thời gian đặt cọc => Xuất hợp đồng => Quản lý tình trạng hợp đồng, công nợ của hợp đồng.. • Quản lý hợp đồng giữ chỗ, đặt cọc • Quản lý hợp đồng góp vốn => chuyển đổi hợp đồng góp vốn thành hợp đồng mua bán… • Quản lý hợp đồng chuyển nhượng • Quản lý hợp đồng mua bán • Quản lý hợp đồng trễ hạn thanh toán, hợp đồng thanh lý, hợp đồng 3 bên (ngân hàng), hợp đồng phong tỏa… • Quản lý hệ thống phân phối cấp I, đại lý cấp II… - Quản lý nghiệp vụ nhận Môi giới: - Xuất phiếu yêu cầu môi giới: Phiếu yêu cầu môi giới được tích hợp sãn trên hệ thống, giúp người sử dụng dẽ dàng lập, sửa, xuất file, in khi điền đầy đủ thông tin KH và BĐS theo yêu cầu. Khi KH phát sinh yêu cầu môi giới BĐS, nhân viên truy nhập vào hệ thống để xuất và in phiếu yêu cầu môi giới tạm thời cho KH. Trên form nhập thông tin của Phiếu yêu cầu môi giới, nhân viên điền các thông tin của KH theo yêu cầu form thông tin. Đối với phần nhập thông tin BĐS, nếu BĐS KH yêu cầu môi giới đã có trên hệ thống thì nhân viên có quyền chọn thông tin BĐS đó (BĐS được chọn phải ở trạng thái không còn giao dịch) vào Phiếu yêu cầu môi giới, hoặc nhập mới thông tin theo form. - Lập hợp đồng môi giới: Tương tự như Phiếu yêu cầu môi giới, Hợp đồng môi giới cũng cho phép người dùng tạo ra hợp đồng tự động khi đã có mẫu tích hợp sẵn trên hệ thống. Việc xuất hợp đồng môi giới sẽ xảy ra 2 trường hợp: • Nếu BĐS ký hợp đồng môi giới đã xuất phiếu yêu cầu môi giới, người dùng sẽ chọn ngay BĐS đã xuất Phiếu yêu cầu môi giới để lập HĐ môi giới cho KH. • Nếu BĐS ký hợp đồng môi giới chưa xuất phiếu yêu cầu môi giới, người dùng có thể vào trực tiếp nghiệp vụ Thêm hợp đồng môi giới để thực hiện giao dịch. Việc nhập thông tin khách hàng và BĐS tương tự như khi lập phiếu yêu cầu môi giới. - Theo dõi công nợ môi giới BĐS: Khi lập Hợp đồng môi giới, nhân viên sẽ căn cứ vào điều khoản Thanh toán của hợp đồng để lập phiếu thu tại các thời điểm khác nhau. Căn cứ vào phiếu thu đã được lập, hệ thống sẽ tự động theo dõi quá trình thanh toán, nhắc nợ KH, thống kê nhanh tình hình thanh toán và công nợ của KH. - Quản lý nghiệp vụ Môi giới: Trong phân hệ Quản lý BĐS cho phép người dùng biết được tình trạng BĐS đang được mở bán, đặt cọc, giữ chỗ. Nhờ đó nhân viên có thể thực hiện nghiệp vụ giữ chỗ hoặc đặt cọc cho KH mà không bị trùng lặp nghiệp vụ trên cùng một BĐS Nghiệp vụ Giữ chỗ: Nếu KH chưa có điều kiện đến tại sàn để thực hiện nghiệp vụ đặt cọc, trên hệ thống sẽ cho phép nhân viên xuất phiếu giữ chỗ tạm thời trong một khoảng thời gian nhất định (thời gian được phép giữ chỗ tùy theo quy định của mỗi sàn, VD: sau 1 ngày nếu không đến làm thủ tục đặt cọc thì BĐS được giữ chỗ sẽ tự động chuyển về trạng thái mở bán). Quản lý phiếu giữ chỗ: Tại đây sẽ quản lý toàn bộ khách hàng đã giữ chỗ BĐS theo các trường thông tin: Số phiếu, Ngày giữ chỗ, Thời hạn, Họ tên, Mã BĐS, Đơn giá, Diện tích, Thành tiền, Tình trạng phê duyệt, Nhân viên quản lý… Quản lý thông tin Phiếu giữ chỗ: Khi chọn 1 khách hàng trong chuyên mục quản lý Phiếu giữ chỗ sẽ cho người xem biết được, quá trình thanh toán BĐS khách hàng đã giữ chỗ, lịch sử thực hiện các thao tác giữa nhân viên và cấp trên, số lần nhắc nợ khách hàng, lịch sử thu tiền và chi tiền. - Nghiệp vụ Đặt cọc: KH đến trực tiếp tại sàn thực hiện đặt cọc, nhân viên tiến hành chọn BĐS theo nhu cầu của KH và thực hiện tạo phiếu đặt cọc cho KH. Tại nghiệp vụ tạo phiếu đặt cọc cho phép nhân viên tạo Lịch thanh toán, tạo phiếu thu đặt cọc tạm thời cho KH. Nếu KH đã giữ chỗ, nhân viên có thể chọn thông tin tại phiếu giữ chỗ để tạo phiếu đặt cọc. Quản lý hợp đồng đặt cọc: Tại đây sẽ quản lý toàn bộ khách hàng đã ký hợp đồng đặt cọc BĐS theo các trường thông tin: Số hợp đồng, Ngày ký, Thời hạn, Họ tên, Mã BĐS, Đơn giá, Diện tích, Thành tiền, Tình trạng phê duyệt, Nhân viên quản lý… • Quản lý thông tin hợp đồng đặt cọc: Khi chọn 1 khách hàng trong quản lý Hợp đồng đặt cọc chỗ sẽ cho người xem biết được, quá trình thanh toán BĐS khách hàng đã giữ chỗ, lịch sử thực hiện các thao tác giữa nhân viên và cấp trên, số lần nhắc nợ khách hàng, lịch sử thu tiền và chi tiền. - Xuất và Quản lý Hợp động chuyển nhượng: Hệ thống cho phép tích hợp nhiều mẫu hợp động. Khi KH đồng ý giao dịch với 1 BĐS nhân viên chọn thông tin BĐS đã được đặt cọc hoặc chọn BĐS đang được mở bán (chưa được đặt cọc) để xuất hợp đồng ra các file khác nhau tùy theo Quản lý lương của nhân viên: Phân hệ quản lý lương của nhân viên cho phép quản lý thiết lập trước định mức hoa hồng, định mức theo loại SP, tình trạng làm việc, chấm công cho từng nhân viên. Hệ thống tự động tính lương và in phiếu lương cho từn nhân viên 6. Theo dõi và thu hồi công nợ: - Nhắc nợ: Để tiện cho việc thu hồi công nợ được được diễn ra theo đúng tiến độ thanh toán, hệ thống sẽ tự động thông báo danh sách khách hàng sắp đến hạn phải trả cho bộ phận thu hồi công nợ biết được và có các nghiệp vụ tiếp theo như: Email nhắc nợ, lập phiếu nhắc nợ, gửi tin nhắn SMS nhắc nợ.. + Theo dõi công nợ: Bộ lọc công nợ theo các tiêu chí: Thời gian, Dự án, BĐS, Tình trạng. Giúp người quản lý nắm bắt nhanh công nợ theo từng thời điểm cụ thể, đồng thời nắm bắt được dòng tiền của đơn vị mình để ra các quyết định tài chính hiệu quả trong công tác kinh doanh. 7. Quản lý chăm sóc khách hàng: - Lọc thông tin khách hàng theo tiêu chí: Phân hệ Markeitng cho phép thiết lập và phân loại khách hàng theo các tiêu chí khác nhau nhằm mục đích thực hiện nhiệm vụ marketing hiệu quả theo mục tiêu kinh doanh của từng đơn vị. Để chăm sóc khách hàng và markeitng hiệu quả hệ thông sẽ tự động thiết lập và lọc danh sách khách hàng theo các tiêu chí như: Địa chỉ, khu vực, dự án, KH liên hệ nhiều, KH giao dịch nhiều, theo giá trị giao dịch…. - Email marketing, SMS marketing: Tại đây người dùng có thể gửi cùng nội dung email, sms cho danh sách khách hàng đã được lọc theo các tiêu chí khác nhau. Hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng có thể setup để hệ thống tự động gửi thiệp chúc mừng sinh nhật, ngày lễ tết, hoặc thông báo sản phẩm mới. 8. Quản lý hệ thống quản lý phân phối: - Theo dõi tình hình kinh doanh đại lý cấp 1: + Thiết lập chính sách: Đại lý được quyền đăng ký doanh số, từ đó sẽ cùng chủ đầu tư thống nhất về hoa hồng, mức thưởng theo doanh số. Từ thực tế thỏa thuận, người quản trị hệ thống sẽ thiết lập chính sách hoa hồng thưởng cho từng đại lý. + Thống kê tình hình bán hàng: • Hệ thống cho phép thống kê tình hình bán hàng thực tế của đại lý theo các chỉ tiêu như: tháng, quý, năm. • Báo cáo tình hình đặt chỗ của KH khi thời hạn giữ chỗ đã hết về chủ đầu tư. • Kiểm tra, thống kế tình hình bán hàng của các đại lý • Theo dõi chỉ tiêu, doanh số, tình trạng sản phẩm của mỗi đại lý + Tạo user đăng nhập: Admin có quyền tạo 1 user cho đại lý trên hệ thống, tại đây đại lý được phân quyền truy nhập có giới hạn vào hệ thống theo quy định của mỗi đơn vị. - Theo dõi tình hình kinh doanh đại lý cấp 2: Theo dõi doanh số bán hàng của các đại lý cấp 2, từ đó nắm bắt được tiềm năng của các đại lý. Hỗ trợ trực tuyến (online): ngoài hình thức hỗ trợ trực tiếp, IT SOFT phát triển một số công cụ hỗ trợ qua điện thoại, Internet bất cứ lúc nào khách hàng có nhu cầu (ngoại trừ từ 17h đến 8h sáng hôm sau) Nếu khách hàng còn thời hạn bảo hành hoặc có hợp đồng bảo trì hàng năm thì việc hỗ trợ hoàn toàn miễn phí hoặc phí đã được tính trong hợp đồng bảo trì. 11. PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN DỰ ÁN- THEO CHUẨN RUP + CMM LEVEL 3 12. Tổng kết Chúng tôi tin tưởng bản đề xuất này sẽ đáp ứng được sự mong đợi của Qúy Khách hàng. IT SOFT mong muốn cùng Quý Khách hàng thực hiện triển khai Dự án. Mọi vấn đề cần thiết thảo luận chi tiết, xin Quí vị vui lòng liên lạc trực tiếp với chúng tôi theo mục thông tin liên hệ. Trong trường hợp Quý khác hàng muốn bổ sung thêm các tính năng mới, chuyên viên của IT SOFT sẽ khảo sát và tư vấn cụ thể. Hãy đến với công ty cổ phần công nghệ phần mềm IT Soft bạn sẽ được tư vấn trợ giúp cung cấp những sản phẩm phần mềm tốt nhất Công ty CP Công nghệ Thông tin - IT JSC Ms: Vũ Thu Gấm Mobile : 0984716661 Email : vuthugam11@gmail.com YahooNick : itsoftpro (online liên tục) http://www.itjsc.com.vn/